La digitalización de los documentos y el uso de sistemas de almacenamiento en la nube ofrecen beneficios a las empresas. Se reduce el uso del papel con el consiguiente ahorro en materiales y espacio, se facilita el trabajo de forma remota y permite agilizar la mayoría de los procesos. Sin embargo, si no se toman las medidas adecuadas, que toda la información sensible de una compañía se encuentre en formato digital entraña riesgos en cuanto a la pérdida de datos y el acceso no autorizado a éstos.
Una acción fundamental que muchas empresas no toman en consideración es la realización de copias de seguridad de sus datos de forma periódica y frecuente. Teniendo un respaldo reciente en un dispositivo físico o en un servidor en línea, será más sencillo recuperarse de cualquier posible contratiempo relacionado con los datos que maneja la empresa.
Un error muy habitual es obviar los sistemas de protección de los equipos más básicos ante ataques maliciosos. Instalar y configurar correctamente antivirus, firewalls y filtros antispam puede evitar muchos problemas a largo plazo.
Proteger la información mediante el cifrado de datos y hacer uso de la gestión de permisos para los diferentes usuarios es algo básico para evitar que nadie que no deba pueda acceder a los documentos más sensibles sobre la actividad de la empresa y sus clientes. La encriptación de los dispositivos de almacenamiento cobra aún más importancia cuando éstos están instalados y pueden sacarse de la sede de la compañía con facilidad (discos duros externos, pendrives, ordenadores portátiles, teléfonos, etc.)
Para acabar, no podemos olvidar que un factor muy importante, que no es tenido en cuenta en muchas ocasiones, es el humano. Formar a los trabajadores para que conozcan cómo proteger la información y ofrecerles herramientas adecuadas para su nivel de acceso es necesario para evitar situaciones en las que a pesar de los medios técnicos, se pone en evidencia la seguridad de los datos de la empresa (ej. un post-it con la contraseña maestra encima del escritorio a la vista de cualquiera).
Imagen: RGBstock
By QDQ media
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